Quelle est la différence entre la notarisation, l'apostille et la légalisation?

L'un des nombreux défis à relever pour faire des affaires à l'international est la reconnaissance des documents juridiques tels que les documents d'entreprise, les certificats de bonne réputation, les certificats de brevet ou de marque, ainsi que les licences, d'un pays à l'autre. Le vocabulaire utilisé par les autorités peut prêter à confusion car elles utilisent des termes différents dans le même but: authentifier la validité des documents juridiques. Nous visons à dissiper une partie de cette confusion en clarifiant la différence entre la notarisation, l'apostille et la légalisation.

Qu'est-ce que la «notarisation»?

La notarisation est le processus officiel de dissuasion de la fraude mené par un notaire chargé par une autorité publique de contribuer à dissuader la fraude. Il s'agit souvent d'un processus en trois parties qui comprend la vérification, la certification et la tenue de registres. Les notarisations sont parfois appelées «actes notariés». En certifiant un document par un notaire dûment mandaté et impartial, cela donne l'assurance qu'un document est authentique, que sa signature est authentique et que son signataire a agi sans contrainte ni intimidation, et a voulu que les termes du document soient intégralement. force et effet.

Qu'est-ce que «Apostille»?

Une apostille est une certification internationale apposée soit sur le document juridique original, soit sur une copie notariée du document juridique original qui permet de confirmer l'authenticité de la signature, de la qualité et du sceau de l'émetteur dudit document. Il est obtenu et utilisé dans les pays parties à la Convention de La Haye supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers (« Convention Apostille de La Haye »). Il facilite l'acceptation par les autorités ou les opérateurs réglementés comme les banques de documents provenant d'un autre État membre. Pour la liste complète des pays faisant partie de la Convention Apostille de La Haye, veuillez consulter le lien suivant: https://www.hagueapostille.co.uk/hague-members

Les Apostilles sont apposées par les autorités compétentes désignées par chaque État membre. Par exemple, au Royaume-Uni («UK»), l'apostille est apposée par le ministère britannique des Affaires étrangères et du Commonwealth, également connu sous le nom de bureau de légalisation, ce qui peut créer une confusion avec la procédure de légalisation.

Qu'est-ce que la «légalisation»?

La légalisation est une procédure d'authentification alternative applicable principalement lorsque la Convention Apostille de La Haye n'est pas applicable. La procédure peut varier d'un pays à l'autre. Habituellement, cela implique que le document sera légalisé par une autorité du pays d'origine, comme le ministère des Affaires étrangères de certains pays, dont la propre authentification sera ensuite légalisée par l'ambassade ou le consulat du pays d'accueil. La certification de la représentation peut à son tour être certifiée par le ministère des Affaires étrangères. En pratique, cela signifie que le document doit être certifié plusieurs fois - le processus de légalisation internationale peut éventuellement consister en une séquence de 4 légalisations consécutives ou plus - par différentes autorités avant que la légalisation puisse avoir un plein effet juridique dans le pays où le document devrait être utilisé. C'est le cas, par exemple, aux Émirats arabes unis («EAU») ou au Canada, car ces pays ne font pas partie de la Convention Apostille de La Haye.