1. Définitions

Nous/Notre/Nos/SFM signifie www.sfm.com , détenu et exploité par SFM Corporate Services Group.

Vous/Votre/Vous-même désigne l’utilisateur du site Web www.sfm.com (le "Site Web")

"Données personnelles" désigne toute information permettant de vous identifier, comme décrit plus en détail ci-dessous au paragraphe 3.

La présente Politique définit la manière dont nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de :

les services que vous fournissez ou que vous fournissez (les "Services") ;
toute autre relation (pré)contractuelle entre Vous et Nous, à l’exception de l’emploi ou d’une relation similaire ("Relations") ;
Services fournis à ou par une entité que vous représentez ou pour laquelle vous travaillez ("votre entité") ou relations que votre entité a avec nous.

2. Préambule

La Politique décrit la manière dont nous traitons vos données personnelles. Nous respectons votre vie privée et nous cherchons également à protéger vos données personnelles.

La présente Politique s’applique uniquement à l’utilisation des Données à caractère personnel de clients (potentiels), de fournisseurs ou d’autres partenaires commerciaux (individus) dont Nous sommes responsables et qualifions en tant que responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (2016/679/UE) ("RGPD") ou d’une qualification similaire en vertu d’autres lois sur la protection des données, par laquelle Nous déterminons la finalité et les moyens du traitement de ces Données à caractère personnel.

3. Quel type de données personnelles est collecté ?

Les données personnelles que nous traitons dans le cadre de la fourniture de nos services ou de nos relations sont les suivantes :

Coordonnées : Il s’agit notamment de votre nom, de votre adresse, de votre numéro de téléphone, de votre adresse e-mail et de toute autre coordonnée que vous nous fournissez.
Caractéristiques personnelles : Il s’agit d’informations telles que votre sexe, votre profession, l’intitulé de votre poste, le nom de votre organisation, votre état civil (s’il est indiqué sur les cartes d’identité nationales) ou toute autre caractéristique ou modèle personnel et technique nécessaire pour vous identifier en tant que client (potentiel), fournisseur, partenaire commercial ou représentant/employé de ces entités. Cela peut également inclure des informations divulguées dans les registres du commerce si elles sont considérées comme des données personnelles conformément aux lois locales.
Enregistrement de séquences vidéo : Lorsque vous entrez dans nos locaux, nos systèmes de vidéosurveillance (CCTV) peuvent vous enregistrer. De plus, vous pouvez être enregistré sur des séquences vidéo lors d’événements, tels que des séminaires, que nous organisons. Nous effectuons également des appels vidéo d’introduction à des fins d’intégration KYC, et ces appels sont enregistrés avec un consentement supplémentaire.
Données de communication : Il s’agit notamment de vos demandes, plaintes ou de toute autre donnée échangée entre nous par e-mail, téléphone, interactions en personne ou tout autre moyen de communication.
Informations KYC : Comme l’exige la loi, nous sommes tenus d’effectuer des procédures d’identification de type "connaissance du client". Pour remplir cette obligation légale, nous recueillons des informations spécifiques auprès des bénéficiaires effectifs (UBO) ou des dirigeants (par exemple, les directeurs généraux, les membres du conseil d’administration) de nos clients. Ces informations comprennent leurs nom et prénom, leur nationalité, les données personnelles fournies dans une copie de leur pièce d’identité (y compris le numéro d’identification, les dates de délivrance et d’expiration, l’autorité émettrice et la photo), la résidence fiscale, l’adresse privée/résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, la date et le lieu de naissance, l’état civil, la profession et la fonction réelle, la fourchette de revenu annuel, la fourchette de richesse estimée, une preuve de la source de la richesse ou des fonds et, le cas échéant, un numéro d’identification fiscale américain ou autre.

Si vous êtes partie à un contrat avec nous, la fourniture de données personnelles qui nous permettent de vous identifier est une condition préalable à la conclusion du contrat. Sans ces données personnelles, le contrat ne peut pas être finalisé.

La fourniture de données personnelles pour le processus KYC est nécessaire pour que nous puissions nous conformer aux exigences légales liées à la lutte contre le blanchiment d’argent. Le fait de ne pas fournir ces données personnelles peut entraver considérablement le processus de vérification et, par conséquent, nous pourrions ne pas être en mesure de conclure un contrat avec vous ou votre entreprise, ou un contrat déjà conclu pourrait être résilié.

La fourniture de données personnelles à des fins de contact ou de communication est volontaire. Toutefois, l’absence de ces Données à caractère personnel peut entraver notre capacité à fournir des Services, à entretenir des Relations ou à répondre efficacement à vos demandes ou plaintes.

La fourniture de données personnelles uniquement à des fins de marketing est volontaire. Le fait de ne pas fournir ces Données Personnelles n’aura aucune conséquence.

4. Dans quel but utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons, utilisons ou traitons vos données personnelles aux fins suivantes et sur une base légale. Si nous disposons déjà d’informations vous concernant, nous pouvons utiliser ces informations aux mêmes fins.

Exécution de notre accord avec vous : Nous utilisons vos données personnelles pour remplir nos obligations en vertu de tout accord entre vous et nous. Cela inclut la fourniture des informations ou des services demandés, la gestion et le traitement de vos demandes, demandes ou plaintes.
Utilisation des informations sur la base du consentement : Si vous êtes un client potentiel, nous utilisons vos données personnelles pour vous envoyer des communications marketing (telles que des bulletins d’information, des promotions, des actualités ou des mises à jour de services) par e-mail, par voie électronique ou par téléphone. Cependant, nous ne le ferons qu’après avoir obtenu votre consentement, sauf autorisation contraire des lois applicables. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et exercer vos droits comme décrit au paragraphe 11 (Vos droits) ci-dessous.
Respect des obligations légales : Les données personnelles mentionnées au paragraphe 3 (Données personnelles que nous traitons) peuvent être utilisées pour se conformer aux obligations légales qui nous sont imposées. Cela comprend la tenue de dossiers commerciaux appropriés, la mise en œuvre de procédures d’identification de la connaissance du client, la réponse aux demandes légitimes des agences gouvernementales et des autorités publiques, et le respect des lois, règlements ou exigences légales applicables.
Intérêts commerciaux légitimes :
- Si vous êtes un client, un fournisseur, un partenaire commercial, un représentant ou un employé existant, nous utilisons vos données personnelles (sous forme agrégée et individuelle) dans le but de faire de la publicité pour nos services susceptibles de vous intéresser, sur la base des services que vous ou votre entité avez précédemment utilisés. Nous pouvons également vous contacter à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.
- Vos données personnelles sont utilisées à des fins d’administration des clients, y compris l’administration des contrats de services ou d’autres accords pertinents, ainsi que pour l’administration interne liée au travail effectué dans le cadre de ces accords.
- Nous utilisons vos données personnelles pour analyser et améliorer la qualité de nos services, vous comprendre ou comprendre votre entité en tant que client (prospectif) (optimisation de la clientèle), évaluer vos intérêts, mesurer l’efficacité de la publicité et fournir des supports marketing personnalisés en fonction de vos préférences et de vos expériences.
- En outre, nous utilisons vos données personnelles pour d’autres intérêts commerciaux légitimes, tels que l’exploitation et l’expansion de nos activités commerciales, le développement, l’amélioration ou la modification de nos services, la génération de statistiques agrégées sur les utilisateurs du service, l’assistance à la sécurité et à la prévention de la fraude, l’administration du site Web, le dépannage, l’analyse des données, les tests, la recherche et les statistiques.
- Vos données personnelles sont également utilisées à des fins d’intégrité du système (par exemple, la prévention du piratage, du spamming), la facilitation des opérations commerciales, la mise en œuvre des politiques et procédures de l’entreprise, la possibilité de transactions d’entreprise (par exemple, les fusions, les ventes, les acquisitions, les faillites) ou à d’autres fins commerciales légitimes autorisées par la loi applicable.

5. Comment partageons-nous vos données personnelles ?

Nous partageons vos données personnelles avec les parties suivantes :

Nos contrôleurs de données : Vos données personnelles peuvent être partagées entre différentes entités au sein de notre groupe à des fins administratives internes, à des fins de gestion, à des fins d’analyse et à d’autres fins commerciales. Nous n’utiliserons vos données personnelles à des fins de marketing que si vous y avez consenti ou s’il existe un intérêt légitime à le faire.
Fournisseurs de services et sous-traitants : Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour fournir des services en notre nom, et ils peuvent avoir accès à vos données personnelles. Il peut s’agir de :
- Les partenaires commerciaux tels que les cabinets d’avocats, les cabinets de fiscalité et d’audit ou les prestataires de services financiers, y compris les sous-traitants impliqués dans l’exécution des services dans le cadre de contrats de services.
- Les fournisseurs tels que les prestataires de services informatiques, les sociétés de marketing et de publicité qui mènent des activités de marketing en notre nom.
- Les fournisseurs d’analyses et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser notre site Web, tels que Acoustic, AWS, Acronis backup, Cloudflare, Comm100, DoubleClick, Dropbox, Facebook, Google, Google Analytics, Google Tag manager, Linkedin, Microsoft Azure, Microsoft O365, Zoom , etc (les "Sous-traitants") Ces Sous-traitants accèdent, reçoivent, conservent ou traitent les Données à caractère personnel en Notre nom et selon les termes de la présente Politique.
- Fonctionnalités des médias sociaux
Tiers en cas d’exigences légales : Nous pouvons divulguer vos données personnelles si la loi l’exige, dans le cadre d’une enquête, d’une exigence réglementaire, d’une procédure judiciaire, d’une ordonnance d’un tribunal, d’une procédure judiciaire qui nous est signifiée, ou pour protéger les droits ou la sécurité du site Web, de nous ou de nos sociétés affiliées.
Transactions d’entreprise : Les informations sur nos clients, y compris les données personnelles, peuvent être divulguées en cas de fusion, de vente, de transfert de nos actifs, d’acquisition, de faillite ou d’événement similaire.
Avec votre consentement : Nous pouvons divulguer des informations vous concernant, y compris des données personnelles, à tout autre tiers si vous avez donné votre consentement ou si vous nous avez demandé de le faire.

6. Sécurité des données personnelles

Nous prenons des mesures raisonnables pour assurer la sécurité de vos données personnelles. Nous employons des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l’utilisation non autorisée ou illégale, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisés, la destruction accidentelle ou injustifiée et la perte.

Nous limitons l’accès à vos données personnelles uniquement aux personnes qui en ont besoin aux fins décrites dans la présente politique. En outre, nous collaborons avec des sous-traitants tels que définis au point 5 c) ci-dessus, qui possèdent des politiques de confidentialité explicites et sans équivoque, qui sont considérées comme faisant partie intégrante de la présente politique.

7. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées et utilisées, telles que la fourniture de services à la clientèle ou à d’autres fins mentionnées au paragraphe 4 ci-dessus. Si une période de conservation plus longue est requise par la loi ou pour se défendre contre des actions en justice, nous conserverons les données pendant cette période prolongée.

Nos pratiques de conservation des données sont conformes aux lois applicables du ou des pays où vos données sont traitées. Sauf indication contraire dans la politique ou par les lois applicables, les données seront conservées à notre discrétion.

8. Témoins (cookies)

Notre site Web utilise également une technologie appelée "cookies". Un "cookie" est un stockage temporaire créé par le navigateur et stocké sur votre ordinateur.

Les informations ainsi recueillies par le biais des cookies peuvent inclure :

la date et l’heure auxquelles vous accédez à notre site Web ;
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si cette visualisation ou ce téléchargement est réussi ou non ;
l’adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur ou de votre réseau/domaine à partir duquel vous accédez à notre site Web ;
le système d’exploitation de la machine exécutant votre navigateur Web ; ainsi que le type et la version de votre navigateur Web.

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Outre les cookies, les autres technologies utilisées sont les balises, les balises et les scripts qui sont utilisés par SFM ainsi que par nos sous-traitants. Ces technologies sont utilisées pour analyser les tendances, administrer le site, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et également pour recueillir des informations démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble.

9. Cookies tiers

Certaines fonctionnalités du site Web utilisent également des cookies de sous-traitants qui ne sont pas sous le contrôle de SFM. Vous devez spécifiquement refuser les cookies tiers via les paramètres des cookies de votre navigateur si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies tiers. Si vous refusez les cookies tiers, votre capacité à utiliser les fonctionnalités associées peut également être limitée.

10. Témoignages

Nous pouvons présenter des témoignages personnels publiés par des clients satisfaits sur notre site Web, ainsi que d’autres recommandations. Ces témoignages proviennent d’un fournisseur de services tiers qui peut vous demander des informations personnelles, telles que votre nom et votre adresse e-mail. Cependant, nous ne publions pas d’informations personnellement identifiables sur notre site Web.

11. Droits de la personne concernée

Sous réserve des conditions énoncées dans la législation applicable, vous avez le droit d’exercer les droits suivants en tant que personne concernée :

Le droit de demander l’accès, la rectification ou l’effacement de vos données personnelles.
Le droit de restreindre ou de s’opposer au traitement de vos données personnelles.
Le droit à la portabilité des données.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez envoyer un e-mail à gdpr@sfm.com , en indiquant clairement votre demande. Nous accuserons réception de votre demande et y répondrons conformément à la loi applicable.

Lors de l’envoi de votre demande, veuillez indiquer le droit spécifique que vous souhaitez exercer. Fournissez des détails concernant les données personnelles que vous souhaitez modifier, si vous souhaitez qu’elles soient effacées de notre base de données ou toute limitation spécifique de leur utilisation. Nous mettrons tout en œuvre pour répondre à votre demande dans un délai raisonnable.

Veuillez noter que certaines données personnelles peuvent avoir besoin d’être conservées à des fins d’archivage ou pour exécuter des transactions en cours qui ont été initiées avant votre demande d’exercice des droits mentionnés.

12. Contactez-nous

Bureau: https://www.sfm.com/contact-us

Pour des informations générales:
info@sfm.com

Pour les questions de protection des données:
gdpr@sfm.com